دشن سعادة الملحق الثقافي السعودي في لندن أ. د. غازي بن عبد الواحد المكي مركز الاتصال الهاتفي الموحد لتلقي جميع المكالمات الهاتفية التي تصل إلى الملحقية و الرد عليها من قبل ما لا يقل عن سبعة موظفين من أقدم الموظفين بالملحقية و أكثرهم خبرة.
ويهدف النظام الجديد الذي انطلقت أعماله أمس إلى تلقي اتصالات الطلبة المبتعثين و المبتعثات و استفساراتهم إلى جانب المكالمات الأخرى من غيرهم على الرقم الموحد +442032497000 و الرد عليها بما يجيب عن عنها. و تأتي هذه الخطوة استجابة لكثرة الاتصالات الهاتفية من بريطانيا و أيرلندا و المملكة من المبتعثين و الجهات التي تشرف عليهم لمتابعة احتياجات المبتعثين الملحة.
و قال الدكتور المكي لدى تدشين المركز: " إن المركز سيحقق بإذن الله هدفين: الأول هو الإجابة عن معظم المكالمات التي ترد إلى الملحقية من أي مكان في العالم دون الحاجة للانتظار الطويل أو تكرار الاتصال، و الثاني هو عدم إشغال المشرفين الدراسيين و رؤساء الأقسام عن أعمالهم التي تتطلب التركيز و الحاجة لعدم الانشغال بالرد على مكالمات لا تتطلب الإجابة عليها جهداً كبيراً و لكنها تقطع على الموظف عمله و تؤخر الخدمة التي يؤديها لطلاب آخرين ".
في الوقت نفسه أشار الملحق إلى أن هذا المركز لا يعني أن الطالب أو الطالبة لن يتلقى العناية المباشرة من مشرفه الدراسي، بل إن الاجابة المباشرة من مركز المكالمات يوفر الإجابة عن الاستفسارات و البحث عن أفضل الطرق لتحقيق حاجة الطالب بأقصر طريق و أداء أكثر إنتاجية". و قال الأستاذ الدكتورالمكي: " إن الطريق المريح و السريع للطالب و الملحقية يظل تقديم أي طلب للمبتعث عن طريق البوابة الإلكترونية التي تسجل ورود الطلبات أولاً بأول و تجيب عنها و تنجزها بحسب ورودها إلى المشرف الدراسي و متابعة رئيس القسم المختص بحيث يعرف الطالب حالة طلبه و أين وصل حتى ينتهي إنجاز الطلب في الوقت المناسب".
من ناحية أخرى أبان سعادة الملحق الثقافي أن مركز الاتصال شامل و مزود بموظفين مميزين من الأقسام المتعددة في الملحقية؛ حيث يتلقي الاتصالات والاستفسارات مشرفون لديهم خبرة بأنظمة الابتعاث و أعمال الملحقية و تعليمات الوزارة، وذلك لمساعدة أي طالب يجد صعوبة في التعامل مع الملحقية إلكترونياً.
من جهته بين المهندس فهد الشنيفي رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات و الحاسب الآلي بالملحقية أن البرنامج الذي طوره منسوبو القسم يستوعب جميع ما يحتاجه المتصل حيث إنه من خلال إدخال رقم ملف الطالب أو رقم هويته الوطنية و رقم هاتفه تظهر أمام الموظف بمركز المكالمات جميع المعلومات التي تتعلق به، كما يمكن من خلال البرنامج معرفة عدد مرات الاتصال على الملحقية بغض النظر عن الموظف الذي أجاب عن المكالمة من قبل، كما سيبين البرنامج عدد المكالمات الواردة و تحديد مصدرها و معدل طول المكالمة و معدل الانتظار على الخط، و غير ذلك مما ييسر متابعة الاتصالات و البحث عن الحلول لأي تراكم في المكالمات أو الحاجة لتكرار الاتصال من الطالب أو الطالبة للملحقية ".
الجدير بالذكر أن المبتعثين الذين قارب عددهم تسعة عشر ألف طالب و طالبة إضافة إلى عشرة آلاف مرافق و أفراد أسرة يحتاجون إلى العناية بشؤونهم الأكاديمية من إلحاق و فتح ملفات و تيسير قبول في الجامعات و المعاهد و متابعة التقدم أو التعثر الدراسي للطالب و إقفال ملف، كما أن الطالب تيسر له الأمور المالية المتعلقة بالمخصصات و العلاج و البدلات و مكافآت التميز و التعويضات و أمور تذاكر السفر وغيرها من الخدمات. و تتابع الملحقية أيضاً طلبات الطلاب التي ترفع لوزارة التعليم العالي أو مرجع الطالب الذي ابتعثه. و كل هذا يتم من خلال الدعم الفني للبوابة الإلكترونية التي استحدثتها الوزارة و طورت برامجها الملحقية لتتواءم مع طبيعة الدراسة و الأوضاع في المملكة المتحدة و أيرلندا.